Autem po mieście

Jeżeli pracownik jeździ w celach służbowych po mieście, pracodawca może zwrócić mu koszty używania w tym celu prywatnego samochodu. O tym, czy będzie to zwrot na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, czy w formie ryczałtu, decyduje sam pracodawca. W obu metodach stosuje się - ze względów podatkowych i składkowych - stawkę za 1 kilometr przebiegu określoną w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r.
Oczywiście pracodawca może ustalić wyższą stawkę za kilometr, ale wówczas od nadwyżki będzie musiał potrącić składki na ZUS, a sam nie wliczy jej też do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli będzie zwracać wydatki na podstawie faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów (i "przepisowej" stawki za 1 km), to pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu.
Do tego roku przepisy przewidywały, że stawka będzie rosła wraz z inflacją (niegdyś co kwartał, ostatnio raz w roku), ale od 17 listopada 2004 r. nie ma już takiej waloryzacji.
Podstawa prawna:
n rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271, zm. Dz. U. z 2004 r. nr 237, poz. 2376)

Podatek u pracownika

Niezależnie od tego, czy pracodawca wypłaci pracownikowi ryczałt, czy zwrot wyliczony na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, musi potrącić zaliczkę na podatek (według takiej samej stawki, jak od pozostałych składników wynagrodzenia pracownika). Kiedyś kwoty te były wolne od podatku, ale zwolnienie to przestało obowiązywać 1 stycznia 2004 r. Wprawdzie 1 maja 2004 r. w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych znów pojawiło się zwolnienie dla zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu w służbowych jazdach lokalnych (art. 21 ust. 1 pkt 23b), ale należy pamiętać, że w praktyce dotyczy ono tylko pracowników służby leśnej i listonoszy.

Koszt u pracodawcy

Wypłacony pracownikowi zwrot kosztów z tego tytułu pracodawca może zaliczyć sobie do kosztów uzyskania przychodów. Oczywiście tylko do wysokości nie przekraczającej ryczałtu lub tzw. kilometrówki (czyli kwoty wynikającej z przemnożenia stawki za 1 km przez liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, co - jak już wspomnieliśmy - musi być potwierdzone w ewidencji prowadzonej przez pracownika).
Podstawa prawna:
- art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) updof
- art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) updop

Wolne od składek

Zarówno ryczałt, jak i tzw. kilometrówka są wolne od składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz od składki zdrowotnej. Oczywiście od nadwyżki ponad "przepisowe" limity pracodawca musi naliczyć i odprowadzić składki.
Podstawa prawna:
- § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek
- art. 81 ust. 1 uśoz

ile za kilometr

Maksymalna stawka za jeden kilometr przebiegu wynosi obecnie:
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. 0,4894 zł;
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc. 0,7846 zł;
- dla motocykla 0,2161 zł;
- dla motoroweru 0,1297 zł. Przyznając pracownikowi ryczałt, pracodawca musi pamiętać - ze względów podatkowych i składkowych - że ryczałt nie może być wyższy niż kwota wynikająca z przemnożenia stawki za 1 km przez limit kilometrów. A zgodnie z przepisami limit ten zależy od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście i nie może przekroczyć:
- 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

jakie przepisy

Zastosowane w artykule skróty:
- updof - ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.)
- updop - ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.)
- rozporządzenie w sprawie podstawy wymiaru składek - rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.)
- uśoz - ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2004 r. nr 210, poz. 2135)