"Witamy. Informujemy, że w trosce o jakość usług rozmowy są rejestrowane. Dane osobowe zebrane podczas rozmowy mogą być wykorzystywane przez Urząd Gminy Ustka. Jeżeli nie akceptujecie państwo powyższych warunków, prosimy o odłożenie słuchawki" - tej treści komunikat wygłasza męskim głosem gminna sekretarka automatyczna. Na pomysł takiego odstraszania interesantów Urząd Gminy Ustka wpadł niedawno.
Fakt, że rozmowy są nagrywane przez różne instytucje, nie dziwi. Do tego zdążyliśmy się już przyzwyczaić. Komunikaty o tym co najwyżej ukradną kilkadziesiąt sekund z abonamentu.
Trochę bardziej niepokoi zapowiedź, że urząd będzie wykorzystywał dane osobowe. A jeszcze bardziej stwierdzenie, które może przełożyć na kolokwialne: jak wam się nie podoba i nagrywanie, i zbieranie danych, to spadajcie.
Skąd więc ten pomysł?
- W trosce o jakość usług - powtarza treść komunikatu Beata Pietrzyk, sekretarz gminy Ustka. - Aby wyeliminować wulgaryzmy czy niesłuszne oskarżenia, bo takie padają w czasie rozmów.
To w trosce o urzędników, a o interesanta?
- To też - przytakuje pani sekretarz. - Nagrania są przechowywane na dysku. Zawsze można je odsłuchać. Ta rozmowa też jest nagrywana.
O jakie dane osobowe więc chodzi i co oznacza, że będą przez urząd wykorzystywane.
- W czasie rozmowy ludzie podają różne dane, związane z adresem, PESEL-em czy NIP-em. Wykorzystywane to znaczy chronione - tłumaczy Beata Pietrzyk. - Jeśli ktoś nie będzie chciał rozmawiać przez telefon, to zawsze może przyjść do urzędu.
Jednak w rozmowie z nami (nagrywanej) pani sekretarz nabrała wątpliwości, czy sformułowanie "wykorzystywane" w sensie "chronione" jest trafne.
My wątpliwości mamy więcej. Wyjaśniamy u źródła. Najpierw nagrywanie.
- Nagrywanie rozmów telefonicznych, także przez gminy i ich jednostki organizacyjne, należy traktować jako czynność techniczną, która ze swej istoty nie jest zakazana przepisami ustawy o ochronie danych osobowych - wyjaśnia Małgorzata Kałużyńska-Jasak, dyrektor zespołu rzecznika prasowego Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. - W tym kontekście w pierwszej kolejności wskazać trzeba na fakt, że to interesant, dzwoniący do określonej instytucji publicznej, jest inicjatorem tej formy kontaktu i to on decyduje o rodzaju i zakresie przekazywanych informacji. Najistotniejsze jest zaś to, by przed rozpoczęciem rozmowy telefonicznej osoba dzwoniąca została poinformowana o tym, że rozmowa jest nagrywana.
Pani dyrektor podkreśla, że jeśli podczas nagrywania rozmowy telefonicznej dojdzie do przekazania danych osobowych, to będziemy mieli do czynienia z ich przetwarzaniem w rozumieniu ustawy. To oznacza, że podmiot nagrywający rozmowy będzie musiał spełnić wszystkie wynikające z niej obowiązki.
- Jako administrator danych osobowych będzie na przykład zobowiązany, by dane z nagrań były wykorzystywane tylko w celu, dla którego zostały pozyskane, jak też odpowiednio zabezpieczone - mówi Małgorzata Kałużyńska-Jasak. - Ustawa zabrania bowiem udostępniania ich osobom nieupoważnionym. Trzeba je zabezpieczyć przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Według GIODO, jeśli gmina decyduje się na nagrywanie rozmów, powinna przede wszystkim - to także wynika z ustawy - poinformować każdą telefonującą osobę o tym, kto, w jakim celu i zakresie będzie te dane wykorzystywał.
- Musi też zastosować odpowiednie środki techniczne i wprowadzić określone procedury mające na celu zabezpieczenie danych osobowych. Musi także dbać o to, by nagrania rozmów w odpowiednim czasie zniszczyć - podsumowuje pani dyrektor.
O tym wszystkim jednak nie uprzedza nas pan sekretarka z urzędu gminy. Zamiast tego, radzi odłożyć słuchawkę.
Dołącz do nas na Facebooku!
Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!
Kontakt z redakcją
Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?
