Kodeks Pracy ureguluje przepisy związane z pracą zdalną

Od piątku 7 kwietnia zaczną obowiązywać nowe rozwiązania dotyczące świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy. Pracodawca będzie zobligowany do zapewnienia sprzętu, wyposażenia i kontrolowania, czy przepisy BHP są stosowane i przestrzegane. Będzie mieć obowiązek pokrywania kosztów pracy zdalnej, takich jak np. energia. Zwrot za koszty będzie mógł się odbywać w formie ekwiwalentu lub ryczałtu.

Z kolei pracownik musi zapewnić sobie w miejscu pracy bezpieczne i higieniczne warunki zgodne z zasadami ergonomii. Nie będzie miał też pełnej dowolności wyboru miejsca pracy. Do tej pory wiele z tych kwestii było umawianych pomiędzy pracownikiem a pracodawcą jedynie ustnie. Teraz to się zmieni.

- Przed nami wdrożenie narzędzi, procedur, instrukcji i regulaminów wewnętrznych dotyczących sposobu bezpiecznego wykonywania pracy w 99 proc. w miejscu zamieszkania pracowników. Obejmują one również szacowanie ryzyk wykonywania danej pracy, zasady ergonomii, ale także takie elementy, jak przeszkolenie pracowników, wdrożenie zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia - tłumaczy Ewelina Kałużna, szefowa zespołu ds. strategicznego doradztwa w zakresie miejsc pracy w spółce biurowej Skanska.

Brzmi bardzo biurokratycznie? Bo tak musi być. Praca zdalna przestaje być bowiem jedynie sposobem na jej wykonywanie w czasie pandemii. Staje się w pełni uznawanym rodzajem wykonywania obowiązków zawodowych.

Jednak, żeby ją zacząć, potrzebna jest zgoda pracodawcy i, jak napisane jest wyżej, spełnienie wielu warunków. Tylko że zgoda wcale nie musi zostać udzielona.

Ustawodawca przewiduje jedynie kilka wyjątków ograniczających pracodawcę chcącego zakazać pracy zdalnej. To przypadki bycia w ciąży, opieki nad dziećmi czy nad najbliższymi członkami rodziny, będącymi osobami niepełnosprawnymi. W pozostałych przypadkach trzeba będzie negocjować. A to oznacza, że należy dobrze ważyć argumenty. Bo od nich sporo może zależeć.

- Gdyby nie możliwość pracy zdalnej, chcąc pracować w obecnej mojej firmie, musiałbym przeprowadzić się do innego miasta. A to nie wchodziło w rachubę między innymi z tego względu, że moja narzeczona na to by się nie zgodziła. To więc duży plus takiej formy zatrudnienia, bo chciałem bardzo pracować dla tej firmy. Kolejnym jest to, że oszczędzam czas, nie musząc do pracy dojeżdżać - mówi Szymon, pracownik międzynarodowej firmy telekomunikacyjnej.

I dodaje, że pracodawca między innymi pomaga mu regulować opłaty za prąd.

- Kiedy zapytałam w imieniu pracowników, czy będą jakieś zwroty za zużytą energię elektryczną, to szef mówił o tym przez tydzień - wspomina z kolei pracownica dużej firmy medialnej.

Jak widać, dotychczas było tak, jak pasowało pracodawcy. Teraz to wszystko się zmieni.

- Dla mnie praca zdalna to oszczędność prywatnego czasu i pieniędzy - odpadają dojazdy do pracy i wydatki na paliwo lub bilety tramwajowe - mówi Maciej, który pracuje zdalnie od wybuchu pandemii COVID-19, a do biura mu się nie spieszy.

- Ponieważ to żona odwozi dziecko do przedszkola, bo pracuje w biurze w mieście, ja oszczędzam dwie godziny, które mam dla siebie lub na załatwienie sprawunków. To trudno przecenić. A jeśli chodzi o pieniądze? Mimo że do tej pory sam płaciłem za prąd, by zasilić służbowego laptopa, czy za papier i tusz do prywatnej drukarki, to nie narzekam, bo to połowa tego, co bym wydał na dojazdy do biura - dodaje Maciej.

Po 7 kwietnia i ten wydatek mu odejdzie. Otrzyma od pracodawcy ekwiwalent za pracę zdalną…

Wtóruje mu Michał.

- Czekam na te przepisy i jestem ciekawy, co z nich wyniknie. Dla mnie praca zdalna oznacza dużo większą efektywność niż praca w biurze. Przede wszystkim nie marnuję czasu na podróże do niego, a mogę skupić się na wykonywaniu swoich obowiązków zdecydowanie wcześniej - uważa mężczyzna, który ze względu na stan zdrowia poprosił pracodawcę o możliwość pracy z domu. Ma to szczęście, że może to robić.

Według badań Hays Poland tylko 33 proc. pracodawców praktykuje wyłącznie stacjonarny model pracy. Decyzje o działaniu na podstawie konkretnego wzorca pracy mogą zależeć od strategii danego przedsiębiorstwa, jego szczególnej sytuacji lub specyfiki całej branży.

To z oczywistych powodów nie ulegnie zmianie. Inne rzeczy już jednak zostaną doprecyzowane. Co oznacza ujęcie pracy zdalnej w kodeksie pracy?

- Praca zdalna będzie mogła być wykonywana zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i częściowo, na przykład w określone dni tygodnia. Miejsce jej wykonywania wskaże pracownik, ale będzie ono musiało zostać uzgodnione z pracodawcą - tłumaczy Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt.

Dodaje, że możliwość pracy zdalnej będzie mogła zostać ustalona już na etapie zawarcia umowy o pracę. Gdyby miejsce jej wykonywania w przyszłości miało się zmienić, będzie to wymagało od obu stron zmiany postanowień poprzez: zawarcie porozumienia zmieniającego - jeśli obie strony wyrażają zgodę, wypowiedzenie zmieniające - jeśli to pracodawca chciałby dokonać zmiany warunków pracy pracownika.

Do uregulowania warunków pracy zdalnej w specyficzny sposób podchodzą partnerzy osób ją wykonujących.

- Ja bym chciała, żeby on w końcu jeździł do normalnej pracy. Zwłaszcza że może, bo jego miejsce pracy, siedziba firmy, jest w mieście. A tak, jak siedzi w domu, tylko się o siebie obijamy w czterech ścianach - skarży się Katarzyna, która... sama pracuje zdalnie dla firmy odległej o kilkaset kilometrów.

Warto wspomnieć, że praca zdalna także podlega kontroli, a Państwowa Inspekcja Pracy, jako organ kontroli i nadzoru, ma obowiązek realizować swoje działania niezależnie od miejsca wykonywania pracy.

- Trudno oczywiście oczekiwać, że w każdym przypadku inspektorzy będą wizytowali domy pracowników zdalnych. Nie można jednak wykluczyć takiej wizyty w sytuacji, gdy dojdzie do wypadku ciężkiego lub śmiertelnego z udziałem pracownika zdalnego - mówi Sebastian Kryczka, prawnik, ekspert prawa pracy.