Nie bójmy się e-faktur. Są wygodne i bezpieczne

Od czasu wstąpienia Polski do Unii Europejskiej w 2005 r., przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej. Jak wynika z raportu "E-faktura w Polsce", zrealizowanego rok temu przez PKPP Lewiatan, jedynie 10 proc. faktur w naszym kraju wystawianych jest w formie elektronicznej.

To dwukrotnie mniej niż w Europie.
- Digitalizacja obiegu dokumentacji w firmie daje dużo korzyści. Zarówno tych wymiernych, jak oszczędność pieniędzy i czasu pracowników, jak i niewymiernych, jak poprawa wizerunku - mówi Jacek Wysocki z Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A., który odpowiada za rozwój produktów przeznaczonych do zarządzania elektroniczną dokumentacją firm. - Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które nie tylko ułatwiają wystawianie e-faktur i umożliwiają podpisywanie ich podpisem elektronicznym, lecz także pozwalają na bezpieczną archiwizację ważnych dla firmy dokumentów w formie cyfrowej - dodaje Jacek Wysocki.

Eksperci firmy Billentis w raporcie "E-Invoicing / E-Billing 2012" przewidują, że za cztery lata w Europie faktury elektroniczne wyprą nawet połowę papierowych dokumentów. Przyjrzyjmy się dokładnie korzyściom e-faktur.

Po pierwsze - oszczędności. Dotyczy to materiałów biurowych (papier, tonery do drukarek) oraz kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów.
Po drugie - skrócenie czasu dostarczenia dokumentu do odbiorcy.

Czas doręczenia listownie zwykłej faktury wydłuża czas jej opłaty. Tę elektroniczną odbiorca będzie miał u siebie po kilku sekundach. - W czasach spowolnienia gospodarczego, płynność finansowa partnerów biznesowych jest dla wielu przedsiębiorców na wagę złota - mówi Marcin Ledworowski, wiceprezes BIG InfoMonitor, które prowadzi Rejestr Dłużników BIG. - Terminowe regulowanie należności przez kontrahentów to łatwiejsze planowanie wydatków, większa wiarygodność finansowa firmy, a co za tym idzie - lepsze możliwości rozwoju biznesu.

Po trzecie - usprawnienie procesów biznesowych - Dzięki wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, pracownicy nie muszą stać na poczcie, aby wysłać fakturę, czy wyszukiwać odpowiedniego dokumentu w dziesiątkach segregatorów - mówi Jacek Wysocki. - Nowoczesne programy do zarządzania e-fakturami pozwalają wykonać te czynności za jednym kliknięciem, a pracownicy mogą zostać oddelegowani do nowych zadań.

Po czwarte - ekologia, bo e-faktury są przyjazne środowisku. Każdego roku w Polsce wystawianych jest około 1,5 mld faktur, do produkcji których trzeba wyciąć 255 tysięcy drzew, czyli 127,5 hektara lasu. Jak policzył PKPP Lewiatan, do ich wytworzenia potrzeba tyle energii, ile rocznie zużywa 60 tysięcy gospodarstw domowych, trzy razy więcej wody niż kupujemy rocznie w butelkach, a do atmosfery przedostaje się dziesięć razy więcej dwutlenku węgla niż w przypadku wystawienia e-faktury.

Po piąte - prawo jest po Twojej stronie. W styczniu 2013 roku weszły w życie przepisy, na podstawie który wystawianie, dostarczanie i przechowywanie e-faktur stało się łatwiejsze, a elektroniczne dokumenty sprzedaży w świetle prawa stały się równoważne fakturom papierowym. Jedną z ważniejszych zmian było wprowadzenie zgody domniemanej na otrzymywanie elektronicznych faktur.

- Najbezpieczniejszym sposobem zapewnienia e-fakturze mocy prawnej jest zaszyfrowanie jej przy pomocy bezpiecznego podpisu elektronicznego. Taką możliwość oferują nowoczesne systemy do wystawiania i zarządzania e-fakturami, jak chociażby udostępniony przez KIR S.A. system invooclip - mówi Jacek Wysocki.