Słupski ratusz oficjalnie likwiduje dokumenty

Zarządzenie z upoważnienia prezydenta wydała sekretarz miasta Agnieszka Nowak. Wskazała w nim 9-osobowy skład komisji brakowania dokumentacji niearchiwalnej z kluczowych wydziałów ratusza - finansowego, organizacyjnego i kadr, gospodarki komunalnej, mieszkaniowej i ochrony środowiska, administracyjnego oraz byłego wydziału inwestycji, handlu i usług i byłej kancelarii zarządu miasta. Komisja ma sporządzić protokół oraz spis dokumentacji do zniszczenia.

Zobacz także: Służbowe karty kredytowe w słupskim ratuszu. Niektóre transakcje budzą zdziwienie

To np. dokumentacja kadrowo-płacowa, zezwolenia na dodatkowe prace pracowników, finansowo-księgowa jak rejestry, dzienniki, czy karty kontowe, materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, dowody obecności w pracy, ewidencja delegacji służbowych. Także dokumenty dotyczące przydziału i najmu
lokali i nieruchomości, protokoły z narad. Każdy rodzaj w kategorii B, bo A oznacza archiwizację.

Zapytaliśmy, dlaczego akurat teraz, tuż przed zmianą władzy, mają być niszczone dokumenty? I dlaczego w wybranych wydziałach? Czy nie wygląda to na niszczenie niewygodnych dokumentów?

Dawid Zielkowski, rzecznik prasowy prezydenta Słupska, w odpowiedzi przytoczył przepisy, na podstawie których niszczona jest dokumentacja, dla której minął okres przechowywania 3, 5 lub 10 lat.

- Brakowanie przeprowadzane jest na bieżąco z poszczególnych wydziałów, których okres przechowywania dokumentacji w archiwum już minął. Niszczeniu nie podlegają dokumenty archiwalne posiadające kategorię A, są one przekazywane do Archiwum Państwowego - wyjaśnia rzecznik. - Komisja ocenia wytypowaną przez pracownika archiwum dokumentację, która aktualnie podlega zarządzeniu. Spis dokumentacji wraz z protokołem oceny przekazywany jest do Archiwum Państwowego, które po sprawdzeniu wydaje zgodę na jej zniszczenie. Fizycznego zniszczenia dokonuje wyspecjalizowana firma, która wydaje odpowiedni certyfikat.
Rzecznik odpowiada, że jednorazowe brakowanie obejmuje kilka wydziałów ze względu na niejednokrotnie dużą ilość materiałów. W ciągu roku są dwa do trzech brakowań (ostatnie we wrześniu i w czerwcu 2014). Teraz dokumenty są spisywane. Później zbierze się komisja. Zanim archiwum wyda pozwolenie na zniszczenie, skontroluje dokumenty. To zakończy się najszybciej za cztery miesiące.

Zobacz także: Ratusz ujawnił kolejne zakupy dokonane służbowymi kartami płatniczymi

- W Urzędzie Miejskim w Słupsku z pełną odpowiedzialnością przestrzegane są przepisy dotyczące przechowywania i niszczenia dokumentów. Potwierdzeniem tego są posiadane od lat Certyfikaty Bezpieczeństwa Informacji - zapewnia rzecznik, dodając, że jeżeli "Głos" ma wiedzę, że w zakresie przechowywania lub niszczenia dokumentów dochodzi do nieprawidłowości, zobowiązany jest do poinformowania odpowiednich organów. - Jednak bezpodstawne formułowanie takiego stwierdzenia narusza dobre imię urzędu, co może spowodować podjęcie odpowiednich kroków prawnych.

Co na to kandydaci na prezydenta miasta?

Robert Biedroń: - Pierwsze słyszę. Jeśli to prawda, to podejmę kroki. Jak o tym napiszecie, powiadomię prokuraturę o możliwości popełnienia przestępstwa, bo niszczenie dokumentów nim jest.

Zbigniew Konwiński:- Powinni się z tym natychmiast wstrzymać. Takie decyzje powinien już podejmować nowy prezydent.