Sekretarki nie mają lekko. Wśród znacznej części społeczeństwa nadal króluje stereotyp niezbyt rozgarniętej pani, która romansuje z szefem, a do jej obowiązków należy jedynie dbanie o swój wygląd. Te stereotypy, jak zauważa Jan Czechowicz, prezes Słupskiej Izby Przemysłowo-Handlowej, to bardzo krzywdząca pozostałość po systemie komunistycznym, która nijak ma się do rzeczywistości. Bo życie przeciętnej sekretarki to średnie zarobki, masa obowiązków i wielka odpowiedzialność za sprawne działanie firmy.
Oczywiście naiwnie byłoby twierdzić, że wygląd zupełnie się nie liczy. Sekretarka to osoba reprezentatywna, wizytówka firmy, dlatego z pewnością musi dbać o wygląd. Nie znaczy to, że na pracę w tym zawodzie liczyć mogą tylko długonogie blondynki – panie co prawda muszą być zadbane i odpowiednio ubrane, ale nikt nie będzie oceniał ich atrakcyjności. Ze względu na obowiązki związane z tym zawodem o zatrudnieniu decyduje przede wszystkim doświadczenie.
Sekretarka, czy asystentka, to jedna z najważniejszych osób w firmie. Zapytani przez nas słupscy przedsiębiorcy jednogłośnie stwierdzają, że to najbliższy współpracownik w firmie i osoba bardzo zaufana. Często to właśnie sekretarka decyduje, komu umożliwić kontakt z dyrekcją, ma też znaczny wpływ na planowanie spotkań. W zależności od wielkości firmy, jej obowiązki mogą ograniczać się tylko do prowadzenia sekretariatu, mogą jednak również obejmować cały szereg czynności dodatkowych, m.in. obsługę dyrekcji, rozdzielanie poczty czy prowadzenie działu kadr.
O tym, jak wiele obowiązków spada na asystentkę, mówi Katarzyna Bielecka, asystentka zarządu Cofely EC Słupsk, do niedawna jeszcze Sydkraft EC Słupsk.
– Do moich obowiązków należy prowadzenie kalendarza spotkań w firmie, prowadzenie dokumentacji Spółki oraz sporządzanie notatek ze spotkań. Zajmuję się także całokształtem spraw dotyczących szkoleń pracowników oraz koordynuję praktyki i staże. Obecnie biorę udział w projekcie związanym z rebrandingiem naszej firmy – wyjaśnia pani Katarzyna.
Biorąc pod uwagę długą listę obowiązków sekretarki, nie dziwi, że nie jest to praca dla wszystkich. Osoba zainteresowana pracą w zawodzie sekretarki musi mieć do tego predyspozycje. Wśród najważniejszych cech dobrej asystentki wymieniana jest duża podzielność uwagi i umiejętność wykonywania wielu czynności w tym samym czasie, znajomość dress code'u(czyli ubioru) i wysoka kultura osobista.
Jak zgodnie podkreślają lokalni przedsiębiorcy, bardzo istotna w tej pracy jest znajomość języków. I to nie tylko angielskiego.
– Ze względu na nasze położenie geograficzne, często ważniejszy od angielskiego jest język niemiecki. Sekretarka musi się nim posługiwać w stopniu przynajmniej komunikatywnym – mówi Jan Czechowicz.
Sekretarka musi być również odpowiednio przygotowana do pracy w konkretnej branży – dokładna wiedza na temat funkcjonowania firmy jest niezbędna w kontaktach z klientami i samymi pracownikami.
– Często nie zdajemy sobie z tego sprawy, ale to na podstawie zachowania sekretarki ludzie, zarówno klienci, jak i pracownicy, wyrabiają sobie zdanie na temat szefa. To ona przekazuje innym polecenia przełożonego i ma kontakt ze wszystkimi w firmie. Dlatego poza posiadaniem wiedzy merytorycznej, sekretarka musi być osobą bardzo kontaktową i otwartą – mówi Marek Bączkiewicz, prezes firmy Cofely EC Słupsk
Dołącz do nas na Facebooku!
Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!
Kontakt z redakcją
Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?
