Gdy zniszczą się dokumenty, zadbaj o informacje do fiskusa

W przypadku zniszczenia w wyniku zdarzenia losowego ksiąg, ewidencji czy dowodów źródłowych, dokonanie rozliczeń jest prawie niewykonalne.

Obowiązujące przepisy nie zawierają jednak żadnych rozwiązań, które pozwalałyby na ulgowe potraktowanie podatników w takich sytuacjach. Są oni bowiem zobowiązani przechowywać księgi oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty źródłowe do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczy dokumentacja.

Taki okres przedawnienia wynosi pięć lat od końca roku, w którym upływał termin płatności podatku.

O utracie dokumentów podatnicy powinni niezwłocznie powiadomić organ podatkowy. Obowiązek ten nie wynika z żadnych przepisów, jednak takie zawiadomienie leży w interesie podatnika. Dodatkowo powinien on sporządzić szczegółowy protokół o zniszczeniach, gdyż będzie on miał w przyszłości istotne znaczenie dowodowe, np. w trakcie ewentualnej kontroli.

Jeśli doszło do utraty dokumentacji podatkowej, trzeba dołożyć wszelkich starań, aby ją odtworzyć. W przypadku utraty lub zniszczenia faktur VAT lub faktur korygujących zakup towarów, materiałów czy usług, podatnik może poprosić kontrahentów o wystawienie duplikatów lub posłużyć się np. elektronicznymi kopiami dokumentów i ewidencji - o ile takie były prowadzone i się zachowały.

W celu odtworzenia dokumentów źródłowych innych niż faktury VAT można wystąpić do banku, w którym posiadamy rachunek, o przesłanie wyciągów bankowych - w ten sposób udowodnimy wysokość przychodów.

Można również wystąpić do kontrahentów o wydanie duplikatów wystawionych przez nich dowodów kasowych - w ten sposób podatnik uzyska potwierdzenie poniesienia kosztów. Natomiast na podstawie prowadzonych ewidencji sprzedaży, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia, zawartych umów można sporządzić pozostałe dowody księgowe.

- Organy podatkowe mogą współpracować z podatnikiem w odtwarzaniu utraconych dokumentów - mówi Małgorzata Brzoza, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Szczecinie. - Jednak to on posiada wiedzę o zaistniałych zdarzeniach gospodarczych i na nim, a nie na organach podatkowych, spoczywa ciężar gromadzenia dokumentów, na podstawie których dokonuje zapisów w ewidencjach księgowych.

Utrata dokumentacji podatkowej powoduje duże utrudnienia w rozliczeniach z urzędem skarbowym i może być źródłem komplikacji także w przyszłości. Z ordynacji podatkowej wynika, że gdy brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do określenia podstawy opodatkowania, organ podatkowy określa ją w drodze oszacowania.

Zatem gdy w wyniku powodzi czy pożaru zniszczona zostanie dokumentacja podatkowa, a podatnik nie podejmie działań mających na celu jej odtworzenie, organ podatkowy oszacuje podstawę opodatkowania. A szacowanie najczęściej sprowadza się do poszukiwania danych porównywalnych, uśrednionych, który dla podatnika może być krzywdzący.

- Brak wiarygodnych, rzeczywistych danych, niezależnie od okoliczności, które spowodowały utratę dokumentacji, obciąża niestety podatnika - dodaje Małgorzata Brzoza.

Czytaj też> Sprzedawcy muszą zmienić ustawienia kas fiskalnych

- Dlatego w jego interesie jest dołożenie starań, aby odtworzyć jak najwięcej dowodów źródłowych, które będą podstawą dokonania zapisów w odtwarzanych księgach (księgach rachunkowych czy podatkowej księdze przychodów i rozchodów) oraz w innych ewidencjach, do których prowadzenia jest on zobowiązany.