Jak długo należy przechowywać dokumenty podatkowe?

Dokumenty niezbędne do rozliczenia PIT

Przygotowując się do złożenia rocznego zeznania podatkowego warto przygotować wykaz dokumentów przydatnych do sprawnego rozliczenia PIT. Lista taka przyda się zarówno gdy będziemy wypełniać druki papierowe, jak i wtedy, gdy zdecydujemy się wykorzystać do rozliczenia program pit. Wypełniając formularze podatkowe przez internet podajemy dane wynikające z tych dokumentów, a program pit wykonuje niezbędne obliczenia.

Dokumenty potwierdzające przychody:

• wszystkie otrzymane PIT-11 za 2016 r. ((informacja pracodawcy o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) ,
• wszystkie otrzymane PIT-8C za 2016 r. ( informacja o dochodach z kapitałów pieniężnych oraz o wypłaconym stypendium)),
• w przypadku braku PIT-11 i PIT-8C – inne dokumenty, np. wyciągi bankowe, umowy o pracę, umowy zlecenia itp służące do samodzielnego ustalenia wartości przychodu z danego źródła,
• umowy najmu i potwierdzenia przelewów bankowych lub wpłat.

Dowody poniesienia kosztów podatkowych, jak:

• imienne bilety okresowe na przejazd autobusem, koleją, promem lub MPK,
• dokumenty potwierdzające poniesione wydatki do rozliczenia kosztów uzyskania przychodów z umowy zlecenia/o dzieło i podobnych,
• informację o łącznej kwocie podwyższonych do 50% kosztów rozliczanych w roku podatkowym (jeżeli w PIT 2017 przekroczą one 42.764 pln , trzeba je rozliczać standardowo, a nie w podwyższonej wartości),
• potwierdzenia kosztów zw. z najmem i amortyzacją.

Dokumenty potwierdzające prawo do korzystania z ulg podatkowych:
• ulga internetowa:
o faktury oraz potwierdzenia zapłaty (z datą) za dostęp do Internetu
o potwierdzenie korzystania z ulgi nie dłużej niż przez 2 następujące po sobie lata.
• ulga prorodzinna (dokumentów potwierdzających ulgę nie trzeba składać razem z pit, ale należy mieć je do wglądu US):
• odpis aktów urodzenia dzieci,
• zaświadczenie sądu rodzinnego o ustaleniu opiekuna prawnego dziecka lub
• odpis orzeczenia sądu o ustaleniu rodziny zastępczej lub
• umowa zawarta między rodziną zastępczą a starostą,
• zaświadczenie o uczęszczaniu pełnoletniego dziecka do szkoły.

• Odliczenia z tytułu darowizn kościelnych, na pożytek publiczny lub honorowego krwiodawstwa:
o dokumenty z informacją: kto, komu, ile darował i oświadczenie o przyjęciu darowizny,
o dokument z punktu poboru krwi o ilości oddanej krwi.

• Ulga rehabilitacyjna:
o faktura lub dokument imienny potwierdzajace wydatki na zakup leków oraz zaświadczenie lekarskie o konieczności stosowania leków,
o skierowanie na zabiegi oraz potwierdzenie ich odbycia – do rozliczenia wydatków zw. z używaniem samochodu,
o dane (nazwisko i adres) przewodnika lub certyfikat psa asystującego,
o inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku na cele rehabilitacyjne,
o decyzja o stopniu niepełnosprawności.

• Odliczenia składek na IKZE (indywidualne konto emerytalne):
o potwierdzenie zapłaty składki wskazujące: instytucję pobierającą składkę, dane podatnika, wysokość składki, termin zapłaty,
o umowa prowadzenia indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego.
• Inne ulgi:
• dokumenty wymagane dla korzystania z danego rodzaju ulgi podatkowej.

Dokumenty zw. z prowadzeniem działalności gospodarczej:

• numer NIP ( będąc przedsiębiorcą do wypełnienia PIT używasz identyfikatora NIP),
• remanent (spis z natury na koniec roku i początek nowego roku, u ryczałtowców - tylko na dzień 1 stycznia),
• książka przychodów i rozchodów lub dla ryczałtowców ewidencja przychodów,
• dokumenty potwierdzające poniesione wydatki zaliczone do kosztów,
• ewidencja wyposażenia, ewidencja środków trwałych,
• karty przychodów pracowników.

Dochody zagraniczne:

• dokumenty od zagranicznych pracodawców potwierdzające przychody i zapłacony podatek (odpowiedniki polskiego PIT-11),

• potwierdzenia uzyskania innych przychodów za granicą np.z odsetek, dywidend itd..

Odpłatne zbycie nieruchomości:

• akt notarialny potwierdzający zakup ,
• akt notarialny potwierdzający sprzedaż,
• dokumenty potwierdzające poniesione koszty.

Terminy przechowywania dokumentów

Zgromadzonych dokumentów nie dołączamy do deklaracji PIT, ale zachowujemy, aby móc przedstawić je w razie potrzeby i nie narazić się na nieprzyjemności ze strony urzędu skarbowego.

Dokumenty za pomocą których wypełniamy zeznanie PIT 2016 w 2017 roku, należy przechowywać do końca 2022 roku (pięć pełnych lat licząc od roku 2018) na wypadek kontroli skarbowej.

Podatnicy rozliczający się online przez program pit powinni przez taki sam okres trzeba przechowywać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). UPO jest też przechowywane w systemie e-Deklaracje i można je stamtąd pobrać po podaniu kodu autoryzującego.

Kiedy dokumenty trzeba przechowywać dłużej niż 5 lat

W niektórych sytuacjach podatnicy powinni dłużej niż 5 lat zachować wymagane przez organy skarbowe dokumenty. Dotyczy to przede wszystkim osób rozliczających straty z ubiegłych lat. Stratę można odliczać w okresie 5 lat od momentu jej powstania. Urzędnicy mogą żądać od podatnika dokumentów w zw. z odliczeniem w roku 2021 straty powstałej w roku 2016. Dokumenty z 2016 roku (moment poniesienia straty) trzeba zachować do 2027 roku, czyli do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego za 2021 rok.Okres przechowywania dokumentów w tym przypadku wyniesie aż 11 lat.

Podobnie dłużej niż 5 lat dokumenty powinni przechowywać podatnicy dokonujący odpisów amortyzacyjnych oraz osoby, które przeznaczyły dochody ze sprzedaży nieruchomości na cele mieszkaniowe (celem uniknięcia płacenia podatku w ramach ulgi mieszkaniowej). Urzędnicy fiskalni mogą też żądać od podatników przedstawienia dokumentów sprzed wielu lat w trakcie trwania postępowania dotyczącego uzyskania dochodów nieujawnionych. Dlatego warto trzymać dokumenty nawet przez okres kilkunastu lat. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych kłopotów w kontaktach z fiskusem